万家福超市采购管理信息系统总体规划

万家福超市采购管理信息系统总体规划

万家福超市采购管理信息系统总体规划

作为超市经营的一个核心环节,采购是获取利润的重要来源.采购制约着超市销售工作的质量,决定着超市商品周转的速度,关系到超市经济效益的实现程度.作为步入快速发展和成熟期的超市行业同其他企业一样,信息化是可持续发展,增加核心竞争力的必要手段.但目前为止,大多数超市管理信息系统都是不太完善的,信息化认识处于表面层次,业务流传和信息系统建设需要一段时间的探索,认识和渐进的过程.如果能够采用完善的系统,就能使业务井然有序地进行,简化日常烦琐事务,实现有效管理.因此,尽可能地完善采购管理系统是每个超市成功经营的核心问题的核心.

一、 介绍系统的开发目标

采购管理系统对超市采购过程作信息处理与系统管理.本系统主要考虑采购过程中的几个关键步骤,尽量使系统的功能设计,流程设计与实际操作吻合,有一定的可行性和现实意义. 让管理更加顺畅和严谨,使便于管理提高利润,降低成本真正成为可能。对采购过程中的重要记录各自生成条件合理,数据传递快速有效,按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化.

二、系统开发的基本方针

由冠军软件公司主设计，万家福超市上述公司监督，技术部门辅助在10个月内完成该系统。

二、

现行系统的详细调查

采购与超市的几个子系统都有关联.因为其本来就是一个过程,反映在系统上不仅在本子系统内是一个数据传递处理的过程,而且与子系统间数据也有一定的流向.其中请购单管理就是对库存缺货信息响应的结果,我们这里假设商品库存量是库存子系统提供的数据,直接在数据库中建立表.商品的供应商也假定是供应商管理子系统提供的数据,供采购订单生成时使用,对各个供应商的合同执行情况作分类统计,得到供应商信誉记录,供应商子系统可以直接引用.采购任务完成后,能够提供一个入库单给库存子系统,为了能够表现入库单的影响,设计了商品库存量的更新.类似的还有把采购用款信息提供给财务部门,更新部门可用资金数目.所以从采购过程的完整性考虑,本系统设计了仓库和财务的相关界面,当然这只是其它子系统的小部分内容.

货物采购过程：

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采购过程是超市进货的过程。为了要保证正常销售的进行，超市必须能够做到及时购进即将售磬商品。同时为了节省库存、保证货物新鲜，购进的商品数量要尽量做到刚好满足下次采购行为之前的销售需要，不能超过太多。另外，采购过程是大宗商品、资金流动，对安全性和事务性操作要求比较高。而且，大笔资金的流动必然需要能够提供可靠的安全措施和事务处理措施。

通过对采购过程的分析可以发现，商场与供货商之间交易的关键是要解决这些问题：货物和价格的情况是怎样的，是否交讫货款（或定金），是否已经将货物按要求送到。这三个关键问题是双方都最关心的，但是其中后两个问题完全可以使用现代电子商务手段借助网络解决，第一个问题在一般中小规模的订货情况下，可以使用B2B的电子商务平台解决，即使是大规模的订货，即使特殊情况需要面对面的谈判也可以通过系统在网络上先期解决一些问题，大大缩短谈判时间与采购费用消耗。

采购过程最终需要以正式合同形式完成，采购管理模块实际上就是实现

对订单(或者说是合同)的管理。因此需要在设计该部分时，主要是完成订单的输入、修改、查询等三项功能。必须在这些功能上深入了解系统使用者的需求，对照需求完成系统设计。

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货物采购 (1)

该过程应该注意的主要问题：

①：利用已有的大量数据可以对未知数据进行一定的预测的，因此系统可以提供一定的数据支持。系统需要利用科学的数据处理方法，才能使预测数据有一定科学意义。商品的建议购量为 =前三个月的日均销售数量 * ( 计划采购间期 +本物资的进货周期) + 预料增长销售额，预料增长销售额可能会因为进入旺季或由于采用促销手段而为正值，同理也可能成为负值

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②：正如上文所述，系统设计过程必须考虑实际管理过程。采购这样大宗的资金流动，必然有多个部门多个操作人员同时参与过程。因此在系统该过程设计中需要做到人与人的信息交互可靠，便捷。同时，考虑到保证超市的整体利益，操作过程必须记录在案

③：考虑到可能出现取消订单的操作，只有正式双方都接受的采购合同数据才能加入超市采购记录数据库中。未得到供货商方面确认的采购单数据不能加入数据库，这样能减少对重要数据库的修改、保证数据库的安全。在系统设计过程中需要考虑到这个过程的事务处理功能

④：无论所采用的系统多么先进，总是需要由人来操作使用。系统能帮助使用者提高工作效率，也会放大工作失误。因此在人工操作关键过程中，必须保证将出错率降到最低。

货物采购 (2)

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