费用报销管理规定

深圳市----移动数码连锁有限公司赤峰分公司

编号：(2012)易天财务规字第1号

费用报销管理制度

受文对象： 各职能部门及营运门店 发文单位： 副本呈送： 文 号： 文件存档： 生效日期：

为优化费用报销相关流程，以门店为单位加强预算管理意识，实现费用报销快捷、高效、制度管理，特拟定本制度。

一、费用报销原则：

A、 预算内费用：各部门负责人先行审核检查费用是否合理后直接签批,然后传递到财务部

审核并予以报销;

B、 预算外费用：由各部门负责人提交增补预算申请报告，注明意见并提交财务部及分公司

总经理签批，然后转总部相关部门负责人签批后方可报销。

二、费用报销项目及流程：

A: 门店费用报销

门店填写报销单据----店长审核确认----区域经理/营运部经理核实并根据预算进行签批----递单会计审单----财务经理审核----分公司总经理批准。

B: 区域经理及职能部门员工费用报销

区域经理及职能部门员工填写报销单----直接部门经理审核确认---- 递单会计审单----财务经理审核----分公司总经理批准。

C: 部门经理费用报销

部门经理填写报销单----递单会计审单----财务经理审核----分公司总经理批准。 D： 对于以下特殊费用需先给相应的部门审核后，再按上述流程操作。

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1、电话费及办公用品----行政部门负责人

2、电脑设备维修--------行政部门负责人

3、工程、柜台维修------行政部门负责人

4、促销用品------------市场部负责人

E：出纳收到报销单时，先检查报销手续是否符合以上流程，报销单据是真实，报销金额是否合理，附件金额是否与报销金额一致等相关信息，并确定是否在预算内，无误后方能予以报销。

四、对报销单据要求

(1)原始凭证必须真实、有效、齐备，假发票将不予报销。

(2) 费用报销单的合计金额应与原始凭证的合计金额相符，不符时应做说明。

(3)办公用品及促销品发票必须附有明细清单，若在超市、商场购买则必须附有电脑小票。

(4)费用报销单内容完整，单据粘贴整齐，字迹清晰，不得有任何涂改。

(5)需要将报销款转入报销人账户时，应注明转入的户名和账号。

(6)报销人若有借款，必须在报销单上注明原借款额。

五、报销时间及手续

1、递单时间：每周一交单据或报表的同时递单给会计，周二交财务经理审核，周三由会计统一交分公司总经理审批，周四支付报销单（如因不合规定退单则重新计算报销时间）。法定节假日或财务月结期间，付款时间将顺延。若合同中规定付款时间，在保证单据合理、规范性后，财务将按合同日期付款。

2、单据传递流程:由门店或营运经理直接交到会计处。

3、递单给会计时的签收：各门店采取邮寄报销单的，邮寄前先邮件通知会计告之有几份报销单及报销金额，会计在收到单据后，立即邮件确认是否收到单据；采取直接送单的，须先在单据签收本上登记（交单日期、单据摘要、交单人），会计在签收本上签字确认收到此次单据后方可认定该次签收手续完毕。退单和重新交单也要履行签收手续。报销起始日以最后交单日计起。未有签收记录的单据丢失或未按规定报销付款，财务将不承担任何责任。

4、付款：每周四出纳通网上银行划款或现金支付。网上划款的由出纳通过电子邮件知会报销人相关 2

报销信息，500元以下的报销款可付现金，500元以上的直接打入报销人工资卡。若通知报销人领款时间超过1个月还未领款的，财务将该款项充公不再给予领款；

5、反馈制度：对于合理单据财务未在规定时间内报销付款，各报销人可依据签收日期投诉到分公司总经理处。

五、费用报销的时效

所有报销人员应及时办理报销手续。下列费用项目发生后，在规定期限内未送达财务部费用会计的，将不予以报销：

1、 市内交通费：月度结束后10个工作日内

2、差旅费：业务结束后5个工作日内；外区可延迟至月度结束后30个工作日内。

3、办公费：月度结束后10个工作日内

4、业务费：月度结束后10个工作日内

5、电话费：月度结束后30个工作日内，若发票未及时到达的，应在报销单内注明原因；

六、费用预算控制

公司实施费用预算化管理，且采取区域归口管理单位共同负责管理的原则，因而对超出费用预算的开支，原则上不予报销。少数必须要发生的日常维修、搬运等费用，而漏做入预算的，须按补报预算程序，增补预算后才能报销。

七、以上规定自颁布之日起实施。

核准: 审核: 拟文: 3